PaperOffice Dokumentenmanagement System Arvostelua 

We´ve been using the solution for about 15 months now across our hotel group, and it this point it´s hard to remember how we even functioned without it.
Quick context: we run properties in Australia, Southeast Asi, Japan, and Europe. So on any given day, our main office in Syney receives invoices, supplier contracts, staff documents and compliance paperwork in english, japanese, thai, german, french - sometimes languages our admin team doesn´t speak at all. That was the core problem. Before paper office, someone had to manually read every document, figure out what is was, and tag it with the right keywords for our filling system. For english documents, that was tedious but doable. For japanese? Honestly, it was nearly impossible. We had people copy-pasting text into google translate just to figure out if something was an invoice or a contract.
Documents would sit in a backlog for weeks. It was embarrassing.
Paperoffice handles all of that automatically now. We scan or upload a document - japansese lease, german invoice, thai delivery note, doesn´t matter - and the system recognises the document type, extracts the key data and indexes everything without anyone having to manually keywording a single thing. That was the real game - changer for us.
Not just the recognition itself, but the fact that nobody has to sit there and manually classify thousands of documents a month anymore.
Out processing time went from roughly three days per batch of international documents down to half a day, mostly just spot-checking what PaperOffice already tagged.
If you´re managing a multi-country operation nand you´re still manually sorting documents in languages (archiving them) your team can´t even read - I Don´t know what you´re waiting for. It took our biggest operational headache and basically made it disappear.

Wir sind ein KFZ-Ersatzteilhändler mit ca. 80 Mitarbeitern und beliefern Werkstätten und Autohäuser in ganz Deutschland. Wer in der Branche arbeitet weiß: Der Papierberg ist enorm. Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Zolldokumente bei Importware, Reklamationsformulare, Sicherheitsdatenblätter — alles kam früher per Mail, Post oder Fax rein und musste von Hand sortiert und abgelegt werden. Bei uns waren zwei Leute quasi Vollzeit nur mit Ablage beschäftigt.
Seit knapp einem Jahr nutzen wir PaperOffice DMS und der Unterschied ist gewaltig. Dokumente werden eingescannt oder per Mail weitergeleitet, PaperOffice erkennt automatisch um was es sich handelt und legt es richtig ab. Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Datum — wird alles rausgezogen ohne dass jemand tippen muss. Besonders bei unseren asiatischen Zulieferern hat uns das enorm geholfen, weil die Dokumente teilweise auf Chinesisch oder Koreanisch kommen und vorher einfach in einer Kiste gelandet sind bis sich jemand drum gekümmert hat.
Was mich anfangs gestört hat: Man braucht schon ein paar Tage um die Abläufe sauber einzurichten und die Mitarbeiter im Lager waren erstmal skeptisch. Aber nach zwei Wochen wollte keiner mehr zurück.
Unterm Strich sparen wir locker 25-30 Stunden pro Woche an reiner Verwaltungsarbeit. Für einen Mittelständler wie uns ist das bares Geld.

Endlich mal ein support der den Namen verdient. Hatte nach der Installation ein Problem mit der Datenbankverbindung an mein Synology (war zu faul um die Anleitung zu befolgen ...) Aber ich war überzeugt, dass es nicht an mir liegt und war genervt. Über das Helpdesk einen Rückruftermin gebucht (Fragen vor dem Kauf) und wure tatsächlich pünktlich auf die Minute angerufen. Der Mitarbeiter hat mich bestens beraten und alles war in knapp 10 Minuten erledigt. Kein ewiges Weiterverbinden, kein Abwimmeln und super Hilfe, obwohl mal ehrlich gesagt lag es an mir und dem NAS.
Was mich besonders überrascht hat: die Mitarbeiter sind kompetent, auch wenn es um Drittanbieter Hardware handelt. Ich wollte unbedingt meinen Nas verwenden in der Firma für die Archivierung und Dokumentenspeicherung. Ende vom Lied: ich erwarb Team Lizenzen und nutze das DMS es in der Firma.

We came from one of the big well known dms providers and honestly we didnt know what we were missing. Paper office is so much better in every way. The ai document recognition is incredibly fast and actual works, it classifies and extracts data automaticly which our old software could never do properly. Everything is way more intuitive and easier to use, the prices are way cheaper... search is a lot faster too. Support Team is also super responsive and helpful, which was a big issue with our previous provider. If your still stuck with one of the big names and think theres nothing better out there or you just feel uncomfortable to switch because a change is always something new definitely give paperoffice a try. We wish we had done it sooner.

We started using Paper office to get a grip on our document chaos and we like it. It throws documents in the right place, finds everything instantly and we barely had to set anything up. Genuinely impressed.

Trotz gekaufter Lizenz und lokaler Speicherung auf einer Synology Nas benötige ich bei jedem Programmstart eine Verbindung zum Paperoffice-Server, der ständig nicht erreichbar ist, ich kann dann das Programm nicht benutzen und mir wird nur lapidar gesagt, dass ich zur Benutzung eine In ternetverbindung benötige. Ruft man dann Paperoffice über den Browser auf, ist sie nicht erreichbar. Leider so völlig unbrauchbar, wieso gibt es keine Offline-Lizenz? Support praktisch nicht erreichbar. Sind alle meine lokalen Daten tatsächlich unbrauchbar, wenn Paperoffice im In ternet nicht erreichbar ist? Was ist wenn die Pleite gehen?

Normalerweise hinterlasse ich nie Bewertungen, aber diesmal musste ich einfach etwas klarstellen. Ich habe hier einige Bewertungen gelesen, wo Leute über Geschwindigkeit klagen oder dass es nicht läuft.

Das Problem ist meistens nicht an dem Programm, sondern dass die Leute ihre Infrastruktur nicht im Griff haben. Wer erwartet, dass eine professionelle DMS auf Windows 95 Hardware läuft und dann beschwert sich, dass es langsam ist - naja.

Oder Netflix schauen mit langsamen Internet - ist auch so ne Sache. Eine gesonderte Spezies sind Menschen (wie sich hier abzeichnet sogar Firmen) die mit ihrem Zahlungsanbieter nicht klarkommen und dann das Programm beschuldigen.
Zu PaperOffice selbst: Das ist wirklich top. Stabile API, die KI-Funktionen sind beeidruckend, und wenn man seine Systeme vernünftig aufsetzt, läuft es einfach. Suche 1A und der Support ist einfach menschlich!

Man wird auf die Sekunde genau angerufen, die Mitarbeiter (hatte bereits zwei verschiedene) sind professionell, freundlich und von Ihrer Arbeit überzeugt. Warum erwähnt das keiner? Das man heutzitage überhaupt angerufen wird...

Wer bereit ist, in ordentliche Hardware und Setup zu investieren, bekommt hier ein echtes Profi-Tool. Einfach nicht faul sein und vorher planen.

Llevamos meses usando la solución y la diferencia es enorme. El OCR es preciso, la búsqueda encuentra cualquier documento en segundos y la IA aprende a organizar todo sola. Además el soporte técnico responde rápido y con soluciones reales.

Nicht erreichbarer Kundenservice!
Wir haben das Programm im vergangenen Jahr eingeführt. Anfangs ließ es auch gut und der Kontakt war während der Vertriebsphase hervorragend.
Nach 6 Monaten wurde die erste Lizenzgebühr eingezogen. Das war im Oktober. Leider ist es seither nicht gelungen, eine Rechnung über diese Zahlung zu erhalten. Sämtliche Kontaktversuche liefen ins Leere. Weder wurde auf E-Mails geantwortet, noch kann ich über die Homepage ein Ticket schreiben. Hier muss ich mich nämlich einloggen, woraufhin es heißt, mein Konto sei nicht aktiviert. Möchte ich mich neu registrieren, heißt es, unter dieser Mail-Adresse bestünde bereits ein Konto. (Was ja auch der Fall ist, nur ist es nicht aktiviert...)

Dieser Service ist unterirdisch und es liegt der Verdacht nahe, dass es nur um den Vertrieb geht. Schade! Ich würde mein Papaer Office PLUS gerne kündigen. Mal gespannt, ob das auf irgendeinem Kanal möglich ist.

Finger weg! Das Programm ist an sich nicht schlecht, aber der Kundenservice ist miserabel. Es ist nicht einfach einen Support zu bekommen. habe ich bis jetzt nach einigen Tagen nicht geschafft. Äußerst umständlich mit Ticket schreiben, das dann auch nicht funktioniert. Nie wieder!!

Die Software benötigt zum Starten von einer schnellen SSD etwa 3 Minuten. Zu lang, wenn man kurz etwas nachsehen muss.
Die 174 EUR teuere Homeversion beschränkt sich nach einiger Zeit auf lächerliche 50 Dokumente. Eine Nachfrage dazu per e-mail ist nicht möglich, da alle Mails als unzustellbar zurück kommen.

Super Programm und super Support.

Unser Erfahrungsbericht im Rahmen einer Einsatz- und Risikomanagement-Betrachtung über mehr als ein Jahr und warum wir den Einsatz - stand heute - nicht empfehlen:

Für uns als Unternehmen ist es wichtig, jederzeit und unproblematisch an die Daten heranzukommen. Da man grundsätzlich ein DMS für geschäftskritische Bereiche einsetzt, hatten wir uns entschlossen, PaperOffice DMS für ein Jahr zu testen und verschiedene Szenarien durchzuspielen, bevor man sich langfristig bindet (→ gesetzliche Aufbewahrungspflichten 8–10 Jahre). Steht ein Wirtschaftsprüfer oder Auditor vor der Tür, müssen Daten jederzeit griffbereit und uneingeschränkt verfügbar sein.

Und hier liegen leider die größten Schwachstellen dieser Software und Unternehmensphilosophie.

Zum Anfang: Die Grundidee, dass Daten auf lokalen Servern liegen und nicht in einer Cloud, hat für uns den klaren Vorteil der Datenhoheit. Hier trifft PaperOffice ins Schwarze und liefert eine gute Basis. Installation und Setup sind einfach. Wir nutzten die Team-Variante (Lifetimelizenz mit beschränktem Plus als Testlizenz). Die KI-Erkennung mit Maskendefinition ist gut durchdacht, funktioniert aber gelegentlich fehlerhaft bei wiederkehrenden Dokumenten. Grundsätzlich sind die Funktionen mit etwas manuellem Eingriff bei der Verschlagwortung in Ordnung. PaperOffice hat laut Changelog Updates zur Erkennung bereitgestellt; wir beziehen uns auf den Stand R240710 und R240801 (letztes Release laut Anbieter: R250410). Auch die Erreichbarkeit und Beratung vor dem Kauf war gut.

Gelegentlich wurden archivierte Dokumente nicht mehr geladen und nur ein permanentes Ladesymbol angezeigt.
Die Homepage und der Helpdesk sind unübersichtlich und in Schleife aufgebaut. Wer technischen Support benötigt, verliert sich leicht. Die Ticket-Erstellung ist erschwert; wird eine falsche Kategorie gewählt, wird das Ticket automatisch gelöscht. Zeitkritischer Support leidet darunter. Der Telefonsupport über gebuchte Timeslots funktioniert technisch, doch ob der richtige Ansprechpartner hilft, hängt davon ab, ob das Ticket korrekt angelegt wurde. Zudem ist Support grundsätzlich kostenpflichtig, was Mitarbeitern in "Hausgemachten" Problemsituationen unangenehm war.
Nach Ablauf von Support und Updates traten erhebliche Probleme auf - bei einem eingefrorenen funktionierenden Systemstand (Keine Windows Updates etc). Nach etwa 13 Monaten meldete PaperOffice „letzte Rechnung“. Passwort-Rücksetzung über die Oberfläche schlug fehl. Eine Neuregistrierung war nicht möglich, da Verifizierungmails an keine unserer getesteten Domains (eigene wie auch öffentliche Anbieter) zugestellt wurden. Der Support verwies auf Eigenlösung. Als einzige Option blieb, eine neue Lizenz zu kaufen, um ein Update zu erhalten. Der Support konnte jedoch nicht zusichern, dass das Problem danach behoben wäre. Beim Neukauf würde ein Supportkontingent angeboten, um die Funktion "live" zu prüfen.
Die Bezeichnung „Lifetimelizenz“ suggeriert dauerhafte Nutzbarkeit der Software, auch ohne neue Funktionen und Updates. In der Praxis führen Backend-Änderungen jedoch zu Totalausfällen und vollständigem Datenzugriffsverlust. Für ein DMS ist das aus unserer Sicht inakzeptabel.

Fazit: PaperOffice DMS bietet gute Ansätze wie lokale Datenhaltung und einfache Einrichtung. Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Zugriffssicherheit und Langzeitverfügbarkeit ist das System jedoch nicht empfehlenswert. Die Kombination aus instabiler Dokumentanzeige, unübersichtlichem und restriktivem Support, problematischer Lizenzpolitik und schlechte technische Umsetzung sowie dem Risiko eines kompletten Datenverlusts nach Ablauf des Supports macht PaperOffice für unser Einsatz- und Risikomanagement nicht tragfähig.

Disclaimer: Es handelt sich um eine neutrale Bewertung unserer dokumentierten Erfahrung mit dem Produkt und der Geschäftsphilosophie des Unternehmens. Wir kritisieren keine Mitarbeiter, die im Rahmen der Vorgaben stets freundlich und bemüht waren.

Finger Weg von dieser Software Lösung.
Im Gespräch wird der Himmel auf Erden versprochen!
Wenn man Detailfragen an das Ticketsystem sendet wird viel geredet, aber man bekommt keine Lösung. Bei allen Fehlern wird man an die kostenpflichtige Hotline verwiesen. Dort versuchen dann nicht wirklich qualifizierte Mitarbeiter die bezahlte Zeit zu überbrücken. Hilfe bekommt man dort nicht.
Das Programm ist in der Lage ca. 100 Dokumente in einer akzeptablen Geschwindigkeit zu verwalten.
Kommt man bei 1000 oder gar bei 10.000 an geht gar nicht mehr.
Habe eine Bewertung gesehen, da schreibt jemand, dass die Software SCHROTT ist.
Dem kann ich mich leider nur anschließen!

Absolut unfreundlicher Kundenservice / Supportforum
Keine Beantwortung von konkreten Fragen zu Abos und Preisen. Gott sei Dank nur mit einem kleinen Paket als Testballon gestartet. So springt man nicht mit Kunden um. Bevor man einen Auftrag zu 330 Euro erteilt möchte man doch wenigstens wissen welche Laufzeit dahinter liegt. Völliges Unverständnis. Meine Bearbeiterin im Finanzamt antwortet freundlicher.

Nachtrag: Es wird immer wilder: Kurz nach meiner Bewertung hat Paperoffice einfach meinen gesamten Benutzer im Supportforum gelöschtund meine bestehende Software einfach aus der Ferne stillgelegt. Auch eine Antwort-Möglichkeit. Also wenn die so einen hohen Sicherheitsgrad haben wie sie behaupten dürfte das doch technisch unmöglich sein. Bloß Finger weg!

Vielen Dank für die Antwort. Schöner wäre gewesen wenn ihr Kundenservice direkt geantwortet hätte. Aber Sie antworten ja nur auf öffentliche Beiträge.
Schauen sie sich doch bitte den Originaltext an (sofern es den von mir erstellten noch gibt) Ich habe geschrieben „Nennen Sie mich blond aber ich finde das nirgends“.
Was daran nun beleidigend sein soll erschließt sich nicht da ich selbst blond bin.
Der ganze Text ist in keiner Weise respektlos oder wenig wertschätzend gewesen. Vielmehr war die Reaktion ihrer Mitarbeitern nicht besonders hilfsbereit. Eine einfache Antwort auf die Frage hätte alles beantwortet.

Sätze wie blond und blöd sind nirgends gefallen.
Es gab weder Drohungen noch Beleidigungen.
Entweder wurde das was Ihnen vorgelegt wurde stark verändert. Warum sonst wurde ohne jeden Hinweis der Zugang gelöscht beziehungsweise die Lizenz deaktiviert.

Dennoch darf ich erwarten dass Sie da Sie ja offensichtlich an Kundenüberschuss leiden um Rückerstattung der Lifetimelizenz bitten.

Aber interessant dass Sie es völlig normal finden einfach eine bestehende Lizenz zu deaktivieren, ohne jede Rücksprache oder Klärung mit dem Kunden. Das ist ja für andere Kunden eine wichtige Info, das man jederzeit damit rechnen muss willkürlich die Lizenz deaktiviert zu bekommen wenn man als Kunde sachlich Kritik äußert.

everything was excellent and handled with great competence. highly recommend

Nach etwa zweimonatigem intensivem Arbeiten mit Paperoffice stören mich folgende festgestellte Sachverhalte:
Eingaben in benutzerdefinierte Felder werden nicht immer übernommen.
Eine Datenrettung war trotz Backup-Datei nicht möglich.
Die Text-Erkennung ist eher schlecht z.B. im Vergleich zu Abbys.
Die automatische Maskenauswahl erkennt oft nicht die richtige Maske, obwohl im Dokument die Stichwörter der falschen Maske überhaupt nicht vorkommen.
Die Oberflächengestaltung ist sehr starr, d.h. sie kann den eigenen Bedürfnissen kaum angepasst werden.
Für mich macht das Programm eher einen unausgereiften Eindruck, speziell was die vielbeworbene "KI-Fähigkeiten" betrifft.
Diese nützt wenig, wenn die OCR versagt.

Im Rahmen der Produktrecherche wurde ich durch die Kundenberatung zum online vereinbarten Termin angerufen.
Das auf der Internetseite abgebildete Lizenzmodell war für mich nicht wirklich durchsichtig, wurde aber hier genauestens erklärt.
Alle Fragen auch technischer Natur wurden kompetent beantwortet. Ich hatte hier nie das Gefühl, dass mir etwas verkauft werden sollte, sondern mir alle Informationen und Hilfen gegeben hat das Produkt zu bewerten und gegenüber der Konkurrenz einzuordnen.
Danke für die Ehrlichkeit.

Very good service. Even after 3 years of inactivity Paperplus activated!

Meiner Meinung konnte ich mich nicht daran erinnern, dass ich jemals so einen ausgereiften, professionellen, kompetenten Support hatte. Schnelles Antworten konnte meine Probleme mit Leichtigkeit lösen.
Die Software ist sowieso ein Wahnsinn! - einfach toll!